InDesign og Excel – en fantastisk kombination
Adobe InDesign er en del af Adobe Creative Cloud-pakken, som indeholder en række forskellige kreative programmer fra Adobe, der er lavet til forskellige anvendelser. InDesign er god til at samle dokumenter, ofte bestående af logoer tegnet i Illustrator, fotos klargjort i Photoshop og med output i form af en PDF-fil, der kan bearbejdes yderligere i Acrobat Pro.
I Creative Cloud-pakken er der programmer til bl.a. video, for eksempel Premiere og After Effects. Der er også programmer til web, eksempelvis Dreamweaver og Flash.
Hos Intellia bruger vi ofte InDesign i samspil med et program, som ikke er fra Adobe – nemlig Microsoft Excel. Excel er fantastisk til at klargøre og forbedre strukturerede data, som efterfølgende kan bruges til at få et mere effektivt output fra InDesign, hvad enten man ønsker at arbejde med automatisering eller mere lavpraktisk og ønsker effektive arbejdsgange.
InDesign har en glimrende funktion til at lave brevfletning eller data merge, som det hedder i den engelske version af programmet. Der er mulighed for at arbejde i klargjorte skabeloner på Word-manér:
”Kære navn. Jeg vil gerne takke for din interesse i produkt og tilbyde dig, at vi kan mødes og tage en snak om det på dato”.
Felterne med navn, produkt og dato kan laves som flettefelter, og for at flette indhold ind er der brug for en kilde. Kilden kan komme fra en database, men en nemmere løsning vil være at klargøre strukturerede data i Excel, som oprindeligt kan komme fra en database eller være eksporteret fra et Outlook-kontakterne. Hvis data bliver struktureret korrekt og bliver klargjort som kommaseparerede filer, der også kan eksporteres fra Excel, så er man klar til at lave brevfletning, eller data merge, i InDesign og derved kan der laves 200 individuelle breve i stedet for 200 ensartede breve.
InDesign kan flette på tekstfelter og ikke på eksempelvis billeder. Hvis man vil flette på mere avanceret niveau, findes der programmer, som er endnu bedre til den slags, eksempelvis programmet PrintShop Mail, som dog er en markant dyrere løsning end standardprogrammerne Excel og InDesign.
Et andet eksempel på samspillet mellem InDesign og Excel er i forbindelse med udarbejdelsen af kataloger og lister. InDesign er glimrende til at lave varelister og produktkataloger, dvs. større oversigter, hvor der benyttes eksempelvis varenumre, priser og oplysninger om hvorvidt priserne er med eller uden moms. Også her er der i InDesign brug for data, som kan hægtes direkte på fra en database, men hvis det skal gøres smartere, kan en eksport fra databasen til bearbejdelse i Excel være en mere praktisk vej.
Intellia har stor ekspertise i at arbejde med InDesign såvel som Excel, og summen af de to er ofte dér, hvor vores ekspertise kommer allerbedst i spil. Ring til os på 70 25 15 85, hvis du vil høre mere om, hvordan samspillet mellem InDesign og Excel kan løfte din automatisering eller din produktivitet til helt nye højder.