InDesign-søsterprogrammet, InCopy, kan være et nyttigt redskab til korrekturgange baseret på InDesign-indhold og til at kunne udfylde skabeloner, som er klargjort i InDesign. Med InCopy får brugere, der ikke er vant til at bruge InDesign, et nemmere og mere overskueligt værktøj til både korrekturrettelser og til at fylde tekst ind i en klargjort skabelon, som er udarbejdet i InDesign.
InDesign er et forgrenet program, som har omfattende muligheder i teksthåndtering, udbyggede muligheder til billedhåndtering, en omfattende grafik-motor, tabelmuligheder og atomatiseringsmuligheder. Pga. de mange muligheder i InDesign, udgør programmet ikke begrænsninger, hvilket grafikeren sætter stor pris på, når projekter skal videreudvikles, som hvis der eksempelvis skal laves iPad-publikationer, eller hvis en klargjort skabelon skal bruges til en stor katalogproduktion, som skal køre med en større eller mindre grad af automatisering fremfor at køre manuelt.
Når der foregår korrekturgange på basis af et InDesign-dokument, hvor det eksempelvis handler om at rette et komma, eller en fagperson skal rette fagligt indhold, kan korrekturgangene i udgangspunktet fra InDesign blive relativt tunge. Ofte foregår korrekturgangen ved, at InDesign-brugeren eksporterer en PDF-fil, som modtageren kan printe og kommentere med kuglepen eller måske bruge kommenteringsværktøjerne i Adobe Acrobat til at indsætte noter, overstregninger, angive alternativ tekst osv. Det betyder, at grafikeren får et dokument retur, hvor rettelserne er markeret men endnu ikke foretaget. Fra det udgangspunkt skal grafikeren foretage ændringer og udarbejde en ny PDF, som kan sendes til godkendelse.
Forhåbentligt er alle korrekturrettelse udført korrekt, men der er risiko for, at der er sket fejltagelser og misforståelser, og derudover kan der være forsinkelser i den tunge, tidkrævende proces, som er en ineffektiv måde at foretage rettelser på. Netop derfor har Adobe lavet søsterprogrammet til InDesign, Adobe InCopy, som udelukkende udgør selve tekstmotoren fra InDesign.
Samspil mellem InDesign og InCopy
Idéen er, at brugeren, som sidder med Adobe InCopy, kan se InDesign-dokumentet i sin helhed med alt indhold som billeder, farver, grafik og tekst, men InCopy-brugeren kan kun foretage rettelser i teksten. Korrekturprocessen bliver igangsat af InDesign-brugeren, som kan vælge om InCopy-brugeren må foretage rettelser i alle tekstrammer eller kun nogle udvalgte. InDesign-brugeren kan vælge at én InCopy-bruger kan foretage ét sæt rettelser, mens en anden bruger kan foretage et andet sæt rettelser. Dvs. at hvis et magasin eksempelvis indeholder en leder, som redaktøren skal forholde sig til, en faglig artikel, som en faglig specialist skal foreholde sig til, og annoncer, som annoncøren skal forholde sig til, kan de forskellige sider i det samlede magasin sendes til korrekturlæsning og tilhørende korrekturrettelser hos forskellige InCopy-brugere.
Den store fordel er, at InCopy-brugeren kan se dokumentet fuldstændig, som grafikeren kan se det, og InCopy-brugeren har mulighed for at foretage sine rettelser og med det samme se, hvordan det påvirker dokumentet som helhed. Kommer teksten til at fylde mindre? Kommer teksten til at fylde mere, og hvis den gør, vil det så kræve, at et billede gøres mindre? Ændrer det på orddelinger, og skal orddelingerne rettes, fordi det vil være meningsforstyrrende med bindestreger dér, hvor de er indsat automatisk af programmet?
Når InCopy-brugeren har foretaget sine tekstrettelser, vil grafikeren, som sidder med InDesign, kunne opdatere kæden til den tekst, som InCopy-brugeren har rettet, og teksten falder på plads. Der er altså ikke en efterfølgende arbejdsgang med at læse de rettelser, der er angivet, hvorefter de skal udføres. Der spares både tidsforbrug og gennemløbstid, fejlkilder reduceres, og der opnås en mere naturlig og smidig arbejdsdeling, hvor grafikeren kan forholde sig til det grafiske, mens InCopy-brugeren kan fokusere specifikt på det indholdsmæssige, altså teksten.
Undgå flaskehalse i korrekturgangen
InCopy er et relativt billigt program, og du kan lære at bruge det på omkring en times tid. Dér, hvor der ligger en lidt større arbejdsopgave og ændrede arbejdsopgaver, er hos grafikeren. Hvis grafikeren er indstillet på at lave en ny og bedre snitflade i arbejdet omkring korrekturgangen, vil grafikeren også være motiveret for at påtage sig en lidt ændret rolle, hvor vedkommende ikke længere skal læse og indarbejde korrekturrettelser, men derimod blot opdatere teksten, som allerede er blevet korrekturrettet af korrekturlæseren.
Brugen af InCopy giver grafikeren, altså InDesign-brugeren, en mere produktionsledende rolle med koordinering af korrekturlæsning, korrekturrettelser og opdatering af rettelserne i dokumentet. Dette bliver dog rigeligt opvejet af, at der er færre stop og mindre ventetid internt i korrekturprocessen, fordi grafikeren kan opdatere den rettede tekst i takt med, at den tikker ind og InCopy-brugeren, altså korrekturlæseren, kan foretage rettelserne uafhængigt af, hvornår grafikeren har tid til at opdatere dokumentet.
Især i afsluttende korrekturgange, hvor der kan være en meget snærende flaskehals ind mod grafikeren, er der mulighed for at løsne lidt op, give en større fleksibilitet og en mere smidig gennemløbsproces vha. den ændrede arbejdsdeling. Det koster lidt i software og opkvalificering af den ændrede arbejdsgang, men det giver et stort output i den anden ende i kraft af øget fleksibilitet og en betydelig tidsbesparelse samlet set, når man kigger på summen af, hvad grafikeren og korrekturlæseren skal foretage af arbejdsopgaver og hvilket tidsforbrug, der hører med til det.
Hos Intellia har vi undervist i InCopy lige så længe, som programmet har været på markedet. Intellia er stiftet efter de første InCopy-versioner kom på markedet, men virksomhedens indehaver, Kåre, har i tidligere job arbejdet med InCopy, før Intellia blev stiftet. Vi har været med helt tilbage fra version 2.0, som lå forud for den første CS-version og alle de efterfølgende opdateringer til såvel InDesign som InCopy. Vi har haft utallige implementeringer gennem hænderne, har mange tilfredse kunder og har oparbejdet en betydelig erfaring med, hvordan InCopy skal gribe ind i forskellige typer af arbejdsgange, og vi er selvfølgelig klar til en snak om, hvorvidt programmet også kan være en hjælp i din virksomhed. Selve rådgivningen er ganske gratis og uforpligtende, og hvis det fører frem til et ønske om implementering i din produktion, kan vi give et tilbud på kursus og konsulentydelse i den forbindelse.
